PRIVACY REGLEMENT KVIB/ABFR

Privacyreglement van de Koninklijke Vereniging van Infrabeheerders zoals vastgesteld tijdens de Algemene Vergadering van 21 april 2017
 
Privacyreglement
De KVIB is als vereniging gehouden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Als voortvloeisel hieruit hanteert de vereniging een eigen privacyreglement dat als bijlage bij het Huishoudelijk Reglement is toegevoegd.
 
Uw gegevens: De vereniging verzamelt een aantal gegevens van u voor haar eigen administratie. De vereniging gaat zorgvuldig met deze gegevens om en deze worden alleen gebruikt voor de uitoefening van de activiteiten van onze vereniging.
Elk nieuw lid meldt zich bij onze vereniging aan door middel van een inschrijfformulier. Hierop dient ingevuld te worden of het lid toestemming geeft dat de naam en/of foto van het lid voor een ledenlijst t.b.v. de leden mogen worden gebruikt. Aan de bestaande leden zal hiervoor per mail/brief toestemming worden gevraagd. Indien een lid in een later stadium op zijn besluit terugkomt, dient hij dit bij de ledenadministratie kenbaar te maken. De vereniging zal op spoedige wijze hier aan gehoor geven.
 
Privacy statement
De KVIB respecteert en beschermt de privacy van haar leden. Zij spant zich naar alle redelijkheid in om er zorg voor te dragen dat alle persoonlijke informatie, die aan haar wordt verstrekt altijd vertrouwelijk zal worden behandeld en alleen zal worden gebruikt voor de doeleinden zoals die in dit Privacyreglement zijn beschreven. De rechtsverhouding tussen de KVIB en haar leden wordt beheerst door het Nederlands recht en de verwerking van persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van privacy, met name de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit Privacyreglement is bedoeld om u te informeren over het beleid van de KVIB met betrekking tot het verzamelen en gebruik van persoonsgegevens.
 
Welke gegevens worden door ons verwerkt
De gegevens die door de KVIB worden verwerkt bestaan uit de gegevens die u zelf invult op het inschrijfformulier. Deze gegevens betreffen uw identiteit, werkverleden en bereikbaarheid:

  • Naam, adres en woonplaatsgegevens;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Correspondentieadres;
  • Telefoon-, fax-, email- en internetgegevens;
  • Bank- of gironummer;
  • Relatienummer KVIB
  • Ingangsdatum lidmaatschap;
  • (Vroegere) functie en organisatie
  • Foto.

  
Wat doet de KVIB met uw gegevens
De verwerking van uw gegevens geschiedt voor:

  1. de activiteiten, die gelet op de doelstelling van de vereniging, gebruikelijk zijn of die door de Algemene Ledenvergadering zijn goedgekeurd;
  2. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;
  3. het bekend maken van informatie over betrokkenen en activiteiten van de vereniging, na instemming van de Algemene Ledenvergadering op de eigen website;
  4. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  5. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  6. De persoonsgegevens worden verwijderd direct doch uiterlijk twee jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarom verzoekt;
  7. De ledenlijst met foto’s mag alleen aan leden wordt verstrekt als dit door Algemene Ledenvergadering is besloten.

Uw rechten
 
Indien u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen door een e-mail te sturen aan kvibinfra@gmail.com. Ook kunt u op dit mailadres melding maken van schending van dit privacyreglement.
Overal waar in dit Privacyreglement “hij” is vermeld kan daarvoor ook “zij” worden gelezen.
 
Goedkeuring inhoud van dit privacyreglement.
De inhoud van dit privacyreglement van de Koninklijke Vereniging van Infrabeheerders is door de Algemene Ledenvergadering van 21 april 2017 goedgekeurd.
 
Namens het bestuur van de Koninklijke Vereniging van Infrabeheerders
De secretaris,
 

Toelichting

In het privacyreglement is vastgelegd hoe er met de verwerking van persoonsgegevens wordt omgegaan. Het vormt daarmee een nadere uitwerking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
 
Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens waarvan de Koninklijke Vereniging van Infrabeheerders (KVIB) en de zustervereniging, de Afdeling Belangenbehartiging Functionarissen Rijkswaterstaat (ABFR), kennis draagt, alsmede alle tot één persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft.
 
Onder juist gebruik wordt verstaan:
De wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften en normen van maatschappelijk fatsoen. Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.
 
De volgende vereisten zijn van toepassing op ledenadministraties van verenigingen en clubs:

  • toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
  • juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
  • beveiligen van de lidgegevens;
  • op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
  • uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

 
Overwegingen
De KVIB is als vereniging gehouden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Als voortvloeisel hieruit hanteert de vereniging een eigen privacyreglement dat als bijlage aan het Huishoudelijk Reglement wordt toegevoegd.